Datenschutz

Personenbezogene Daten
Folgend wird viel von personenbezogenen Daten gesprochen, doch was verbirgt sich hinter diesem Begriff?

Der Begriff der personenbezogenen Daten wird in Art. 4 Nr. 1 DS-GVO wie folgt legal definiert:

„personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natür-liche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren beson-deren Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind“

Verarbeitung
Unter dem Begriff der Verarbeitung versteht Art. 4 Nr. 2 DS-GVO:

„Verarbeitung“ jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede sol-che Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstel-lung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.“

I. Begründung des Beschäftigungsverhältnisses
Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung mitteilen. Das sind regelmäßig Daten, die wir pflichtgemäß erheben (Daten, die obligatorisch mitgeteilt werden müssen) und solchen Daten, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen (freiwillig zur Verfügung gestellte Daten). Freiwillig zur Verfügung gestellte Daten sind alle Angaben, die Sie uns ohne unsere Aufforderung mitteilen.
Im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften (z.B. § 99 BetrVG) beteiligen wir Betriebsräte und die Schwerbehindertenvertretung an der Entscheidung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.

1) Daten, die obligatorisch mitgeteilt werden müssen

• Anrede, ggf. vorhandener Titel (Dr.)
• Vor- und Nachname
• Kontaktdaten (z.B. Straße, PLZ, Ort, Land, Telefon- oder Handynummer, E-Mail-Adresse)
• Angaben zur Volljährigkeit
• Angaben zu der absolvierten Ausbildung
• Fachliche und persönliche Qualifikationen inkl. Berufserfahrung und Ausbildung
• Gültige Aufenthaltserlaubnis / Arbeitserlaubnis
• Verfügbarkeit und voraussichtliches Eintrittsdatum
• Angaben zu Vorstrafen oder laufenden Ermittlungsverfahren, die für die Stelle relevant sind
• Für künstlerische Stellen: Aufnahmen in Bild und/oder Ton

Wir verwenden Ihre Bewerberdaten zum Zweck der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens (inkl. Wahrung und Verteidigung unserer Rechtsposition). Die Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ergibt sich aus § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.

2) Daten, die wir bei Dritten über Sie erheben

Sofern Sie in Ihrer Bewerbung Links zu Profilen in sozialen Netzwerken angeben, ist es möglich, dass wir diese im Rahmen des Auswahlverfahrens betrachten; dabei verwenden wir die folgenden Daten:

• Öffentliches Profil
• Frühere Arbeitgeber*innen / Lebenslauf

Wir verwenden Ihre Bewerberdaten zum Zweck der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens (inkl. Wahrung und Verteidigung unserer Rechtsposition). Die Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ergibt sich aus § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.

3) Freiwillig zur Verfügung gestellte Daten

Welche Daten Sie uns im Anschreiben, im Lebenslauf oder anderen Dokumenten freiwillig zur Verfü-gung stellen, entscheiden Sie. Häufig werden Angaben gemacht, wie z.B.:

• Familienstand
• Geschlecht
• Empfehlung (Name und Kontaktdaten des Empfehlenden)
• Beschäftigungsstatus
• Religionszugehörigkeit
• Gesundheitliche Einschränkungen, die die Tätigkeit beeinflussen können

Da wir Ihre uns zugesandten Dokumente aufgrund gesetzlicher Vorschriften nicht verändern dürfen, verarbeiten wir die uns übersandten Unterlagen unverändert (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO).

II. Führungszeugnis

Die Vorlage des Führungszeugnisses verlangen wir nur von Ihnen, wenn dies für die ausgeschriebene Stelle erforderlich ist. Bei allen Positionen, die in Kontakt mit Kindern oder Jugendlichen stehen, benötigen wir ein erweitertes polizeiliches Führungszeugnis.
Sofern es für die zu besetzende Position erforderlich ist, benötigen wir das polizeiliche Führungszeugnis zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 S. 1 BDSG). Für einige Positionen besteht eine gesetzliche Vorlagepflicht des polizeilichen Führungszeugnisses für die Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO).

III. Daten zum Zweck des Controllings

Für unser Controlling verarbeiten wir folgende Angaben, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen können:

• Nationalität

Diese Information fließt in Berichte ein, die keinen Personenbezug enthalten. Dies erfolgt auf der Rechtsgrundlage unserer berechtigten Interessen daran, die Reichweite unserer Stellenausschreibungen zu verbessern und diese unserer Mittelgebern gegenüber nachzuweisen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO).

IV. Einholung von Referenzen

Wenn Sie uns Ihre früheren Arbeitgeber*innen mitteilen, ist es möglich, dass wir diese ansprechen und um ihre Empfehlung bzw. Einschätzung Ihrer Person bitten, sofern Sie uns Ihre Einwilligung dazu gegeben haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO).

Wenn Sie uns eine Referenzperson bei einem Ihrer früheren Arbeitgeber*innen mitteilen, ist es möglich, dass wir diese ansprechen und um Bestätigung der in Ihrer Bewerbung gemachten Angaben zu Ihrer Person bitten, da es unser berechtigtes Interesse ist, diese Referenzen für die Entscheidungsfindung mit einzubeziehen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO). Bitte beachten Sie, soweit Sie Angaben zu anderen Personen machen (z.B. Referenzperson), dass Sie deren Zustimmung dazu zuvor eingeholt und sie über die Zwecke der Weitergabe – wie sie in diesem Dokument dargelegt werden – informiert haben müssen.

V. Kandidatenpool

Es kann vorkommen, dass wir Ihnen trotz Ihres interessanten Profils keine passende Stelle anbieten können. Um im Falle einer zukünftig passenden Stelle wieder auf Sie zukommen zu können, speichern wir Ihre Bewerbung inkl. aller von Ihnen angegebenen Daten und vorgelegten Dokumente in unserem Kandidatenpool, sofern Sie uns Ihre Einwilligung dazu erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO).

VI. Erstattung von Reisekosten

Wenn wir Ihre Reisekosten erstatten, verarbeiten wir die folgenden Daten:

• Bankverbindung
• Gefahrene Kilometer und entstandene Fahrtkosten
• Belege (Taxi, Tankquittung, Bahnfahrkarte o.Ä.)

Wir verarbeiten Ihre Daten für die Abrechnung der Reisekosten, die bei Ihnen durch die An- und Ab-reise zum Vorstellungsgespräch entstanden sind. Dies erfolgt auf der Grundlage des § 26 Abs. 1 BDSG (Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses).

VII. Sonstige Daten

Ferner wird die zwischen Ihnen und unserem Unternehmen erfolgte elektronische und schriftliche Kommunikation gespeichert. Weiterhin speichern und verarbeiten wir auch Kommentare, die im Zuge des Bewerbungsverfahrens zu Ihnen verfasst werden.

Wir verarbeiten diese Angaben zum Zweck der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens (inkl. Wahrung und Verteidigung unserer Rechtsposition). Die Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ergibt sich aus § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.

VIII. Hinweisgeberschutzgesetz

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Erfüllung unserer Pflichten nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (Hin-SchG). Demnach sind wir dazu verpflichtet, Meldungen von (vermuteten) Gesetzesverstößen
entgegenzunehmen und zu prüfen. Im Rahmen der Aufklärung der gemeldeten Fälle können meldende oder genannte Personen von uns befragt werden. Informationen und Aussagen können an andere betroffene Stellen oder Behörden weitergegeben oder gerichtlich verwendet werden. Ob eine Weitergabe erforderlich und gesetzlich erlaubt ist, wird in jedem Einzelfall gesondert geprüft.

Wir erhalten die Meldung vom jeweiligen Hinweisgeber. Ggf. wird die Meldung durch die entgegen-nehmende Meldestelle ergänzt.

Die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Entgegennahme und Prüfung einer Meldung erfolgt zur Wahrung unseres berechtigten Interesses an der Umsetzung des HinSchG. Die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Aufklärung eines gemeldeten Falls erfolgt entweder zur Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 BDSG), sofern Sie in der Meldung beschuldigt oder als Zeuge oder andere beteiligte Person genannt werden, oder zur Wahrung unseres berechtigten Interesses, Verstöße gegen Rechtsvorschriften oder interne Vorschriften aufzuklären, sofern Sie die meldende Person sind.

IX. Sonstige Verarbeitungszwecke

Zusätzlich zu den bis hierhin beschriebenen Zwecken werden die oben genannten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken zur Wahrung unserer berechtigten Interessen im Rahmen von Interessensabwägungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO) verarbeitet. Die Interessen werden im Folgenden benannt:
1. Da es in unserem Interesse liegt, die Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten, führen wir regelmäßig Sicherheits- und Wirksamkeitstests durch, in deren Rahmen Ihre oben genannten Daten verarbeitet werden können.
2. Sollte es in unserem Unternehmen zu einem Sicherheitsvorfall kommen, bei dem Ihre Daten betroffen sind, sind wir ggf. dazu verpflichtet, den Fall an die für uns zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu melden (Art. 33 DS-GVO). Da es unser berechtigtes Interesse ist, dieser gesetzlichen Meldepflicht schnellstmöglich nachzukommen, kann es vorkommen, dass im Rahmen der Aufklärung des entsprechenden Sicherheitsvorfalls Daten zu Ihrer Person verarbeitet werden. Die Meldungen dieser Sicherheitsvorfälle an Datenschutz-Aufsichtsbehörden beinhalten keine Ihrer personenbezogenen Daten.
3. Wir führen Audits, interne Revisionen und andere Kontrollmaßnahmen durch (bspw. Überwachung durch den Datenschutzbeauftragten), da es unser berechtigtes Interesse ist, gesetzliche Vorschriften einzuhalten, Transparenz über unsere Geschäftsprozesse zu schaffen, diese Prozesse stets zu optimieren und geschäftsschädigenden Handlungen vorzubeugen sowie diese zu erkennen. Dabei kann es vorkommen, dass Dokumente oder Dateien verarbeitet werden, die Ihre personenbezogenen Daten enthalten.
4. Um unseren steuerrechtlichen Pflichten nachzukommen, setzen wir Steuerberater ein. Außer-dem setzen wir Wirtschaftsprüfer ein, um unserer handelsrechtlichen Pflicht der Prüfung des Jahresabschlusses gemäß § 316 Abs. 1 HGB nachkommen zu können. Ferner liegt es in unserem Interesse mit Betriebsprüfern der Finanzbehörden zu kooperieren und die ordnungsgemäße Rechnungsstellung und den Jahresabschluss nachzuweisen. Dabei betrachtete Dokumente wie Belege und Rechnungen können Ihre personenbezogenen Daten enthalten.
5. Da es in unserem Interesse liegt, rechtliche Auseinandersetzungen zu lösen, verarbeiten wir in einem solchen Fall zweckgebunden Ihre Daten. Es liegt außerdem in unserem Interesse, im Fall von Rechtsstreitigkeiten solange Beweismittel aufzubewahren, bis alle relevanten gesetzlichen Verjährungsfristen gemäß §§ 195ff. BGB abgelaufen sind. Zu dem Zweck bewahren wir die entsprechenden Daten über Ihre Person gemäß diesen Verjährungsfristen auf. Die Lösch-fristen können pauschal nicht vorausgesagt werden, da sie sich aus dem jeweiligen Streitgegenstand und der entsprechenden gesetzlichen Verjährungsfrist ergeben, welche bis zu 30 Jahre betragen können. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre.
6. Darüber hinaus liegt es in unserem Interesse, Verdachtsfällen nachzugehen und bei einem konkreten Strafverdacht relevante Informationen an Strafverfolgungsbehörden zu übergeben.
7. Fehler können jedem passieren und in jedem betrieblichen Prozess vorkommen. Damit wir diese Prozesse optimieren und unsere Fehlerquote senken können, verarbeiten wir die in unserem Unternehmen vorhandenen Daten, um Fehlerquellen zu identifizieren. Diese Verarbeitung erfolgt zur Wahrung unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung unserer Prozesse.
8. Wir verarbeiten Ihre Daten zum Testen von IT-Systemen und Software-Produkten sowie zur Durchführung von Migrationen. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung unseres berechtigten Interesses an der Überprüfung der Korrektheit neuer Produkte bzw. der Korrektheit und Vollständigkeit von Migrationen.

Sofern wir Ihre Bewerbung annehmen, informieren wir Sie im Rahmen unserer Mitarbeiterinformation über die Löschfristen.

Im Falle einer Ablehnung Ihrer Bewerbung werden Ihre personenbezogenen Daten regelmäßig für einen Zeitraum von maximal 3 Monaten gespeichert.

Wenn Sie der Aufnahme in den Kandidatenpool unseres Unternehmens zugestimmt haben, um die von Ihnen übermittelten Daten auch bei der Besetzung anderer freier Stellen in Betracht zu ziehen, werden Ihre Daten regelmäßig für 12 Monate im Kandidatenpool gespeichert und danach gelöscht.

Belege und Abrechnungsunterlagen werden nach 10 Jahren gelöscht (vgl § 147 AO und § 257 HGB).

Die Dokumentation einer Meldung wird 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens bei der Meldestelle gelöscht.

Für die Wahrung unserer Rechtspositionen und den damit verbundenen Erhalt von Beweismitteln kann eine Aufbewahrung bis zum Ablauf von Verjährungsfristen gemäß §§ 195ff. BGB erforderlich sein, die darin enthaltenen Aufbewahrungsfristen können bis zu dreißig Jahre betragen. Die regelmäßige Verjährungsfrist liegt bei drei Jahren.

Die Löschung Ihrer Daten wird ausgesetzt, wenn sie zur Geltendmachung, Verteidigung und Ausübung von Rechtsansprüchen oder im Rahmen eines behördlichen Verfahrens benötigt werden.

Die folgende Liste stellt dar, welche Stellen („Datenempfänger“) Ihre Daten erhalten. Um welche Daten es sich dabei konkret handelt, können Sie in den entsprechenden Kapiteln dieser Erklärung nachlesen. Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt teilweise aufgrund von gesetzlichen oder vertraglichen Pflichten. In anderen Fällen setzen wir ausgewählte Erfüllungsgehilfen und Dienstleister ein, die als Auftragsverarbeiter (gemäß Art. 28 DS-GVO) für uns tätig werden und im jeweils erforderlichen Umfang Zugriff auf Ihre Daten erhalten können. Auftragsverarbeiter unterliegen zahlreichen vertraglichen Pflichten und dürfen insbesondere Ihre personenbezogenen Daten nur auf unserer Weisung und ausschließlich für die Erfüllung der von uns erhaltenen Aufträge verarbeiten.

• Agentur für Arbeit
• Banken, Zahlungsdienstleister
• Datenschutzbeauftragter
• Dienstleister für Post und Logistik
• Dienstleister für Vernichtung von Akten und Datenträgern
• E-Mail-Provider des Empfängers
• Finanzbehörden
• Gerichte, Rechtsanwälte, gegnerische Anwälte, Strafverfolgungsbehörden, Behörden, Koope-rationspartner (im Fall von Strafverdacht oder Rechtsstreitigkeiten)
• IT-Dienstleister
• Steuerberater
• Telekommunikationsdienstleister
• Wirtschaftsprüfer

Unsere IT-Dienstleister in der EU verfügen über verbundene Unternehmen oder Unterauftragnehmer außerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR), die auf Ihre Daten zugreifen können. Wir weisen darauf hin, dass das Datenschutzniveau in Drittländern ohne Angemessenheitsbe-schluss der EU-Kommission vom europäischen Datenschutzniveau abweichen kann. Die EU-Kommis-sion bestimmt, welche Nicht-EU/EWR-Länder ("Drittländer") über ein angemessenes Datenschutz-Ni-veau verfügen. Für die Weitergabe personenbezogener Daten an Unterauftragnehmer unserer IT-Dienstleister in Japan liegt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission mit der Nr. C(2019) 304 vor. Weitere verbundene Unternehmen bzw. Unterauftragnehmer unserer IT-Dienstleister haben sich entweder dem sogenannten Data Privacy Framework (Beschluss Nr. C(2923) 4745 final vom 10.07.2023) unterworfen, sofern diese Ihren Sitz in den USA haben; andernfalls sind unsere IT-Dienst-leister für den Einsatz von EU-Standardvertragsklauseln gemäß des Kommissionsbeschlusses Nr. (EU) 2021/914 verantwortlich. Ein Muster dieser EU-Standardvertragsklauseln finden Sie auf den Websei-ten des EU-Kommissars für Justiz und im Amtsblatt der EU.

Sie verfügen über das gesetzliche Recht auf:

• Auskunft der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DS-GVO)
• Berichtigung und Vervollständigung Ihrer uns vorliegenden Daten (Art. 16 DS-GVO)
• Löschung (Art. 17 DS-GVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
• Sie haben darüber hinaus das Recht auf Darlegung des eigenen Standpunktes und Anfech-tung einer auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung (Art. 22 DS-GVO).
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 DS-GVO) mit Wirkung für die Zukunft. Die Recht-mäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitung der Daten bleibt da-von unberührt.

Sie haben außerdem das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter (Art. 21 DS-GVO) – Sie ha-ben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine solche Verarbeitung zu widersprechen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Abs. 4 DS-GVO.

Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich insbesondere über die oben genannten Kontaktdaten an uns wenden.

Sie haben ebenfalls das gesetzliche Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO).